グループ会社どうしの債権債務を月次で突き合わせて、差異の原因まで切り分ける

処理の起点を決める

月初の定期実行を起点にします。締めの期限から逆算して、第1営業日に動かします。

あわせて、提出があるたびに動く形にもします。 全社の提出がそろうのを待つと、作業が第3営業日に固まります。2社そろった時点でその組み合わせを処理すれば、作業が平準化されます。

Power Automate で組む場合、「Apply to each」が処理できる配列の項目数は10万件まで（Low の場合は5,000件）です。明細を1行ずつ回す設計にすると、件数によってはこの制限と処理時間の両方に当たります。行単位の突合はPythonで行い、Power Automate は起動と受け渡しに使ってください。

入力データを集める

データの取得方法を決める

明細の提出： 各社の会計システムからCSVで書き出し、所定のフォルダに置いてもらいます。この形式を統一するところが、この構成でいちばん手間のかかる準備です。

Excelで受け取る場合、Power Automate の Excel Online（Business）コネクタで読めます。ただし、「テーブルに存在する行を一覧表示する」は既定で最大256行しか返さないため、全行を取るにはページ送りを有効にする必要があります。コネクタが扱えるファイルサイズの上限は25MBです。 明細が数千行になる場合は、CSVで受け取ってPythonで読むほうが確実です。

換算レート： 財務部が決めた月次のレートを使います。各社が勝手なレートで換算していると、差異が為替なのか実態なのか分かりません。

前月の差異一覧： これを入力に含めると、「先月も同じ差異が出ている」が分かります。繰り返し出る差異は、運用に原因があります。

AIへ渡す前に整形する

1. 列名の正規化 … 会社ごとに違う列名を、共通の項目名に寄せます。列番号で読まないでください。 列が1つ増えただけで無言でずれます
2. 符号の向きをそろえる … 債権側と債務側で符号の扱いが違うことがあります。突合の前にそろえます
3. 通貨の統一 … 海外子会社の明細を、決められたレートで換算します。元の通貨と金額も残します
4. 税区分の扱い … 税込と税抜が混ざっていないかを確認します。混ざっている場合は、突合の前に分けます
5. 機械的な消し込み … 相手会社・金額・計上日で完全一致するものを消します。次に、日数のずれと金額の差を許容した近似一致で消します。ここまではすべてプログラムで行い、AIを使いません

5で消えなかったものだけがAIに渡ります。 ここを飛ばしてAIに全件渡すと、費用も時間も無駄になり、精度も落ちます。

AIに処理させる

プログラムにさせること： 正規化、換算、消し込み、集計。判定の入口を安定させるためです。

LLMにさせること：

LLMに金額の計算をさせません。 合計、差額、レート換算は、すべてプログラムで計算した値を渡します。数値の計算をAIにさせると、検算ができません。

「対応関係の推定」も、候補どまりにします。 AIが「この行とこの行が対応する」と言っても、消し込みを自動で確定させません。人が確認して確定します。

構造化出力を使って、判定の形式を固定します。Claude APIの構造化出力は、制約付きデコードによってスキーマに沿ったJSONの生成をモデル側で保証します。 型の値が想定外の文字列で返ってくることを防げます。

指示内容を固定する

あなたは、グループ会社間の債権債務照合を支援する担当者です。
機械的な消し込みで残った差異について、原因の型を判定してください。

【厳守事項】
- 金額を計算しないでください。渡された数値をそのまま使ってください。
- 差異の原因を断定しないでください。
  「〜の可能性がある」として、根拠になった記述を必ず引用してください。
- 明細に書かれていないことを補わないでください。
  判定できない差異は type を unknown にしてください。
- 消し込みの確定をしないでください。
  対応しそうな行は candidate として挙げるだけにしてください。
- 仕訳を提案しないでください。

【判定できる型】
timing（期ズレ）/ amount（金額違い）/ missing（未達）/
counterparty（相手先の取り違え）/ tax（税区分）/ fx（為替）/ unknown

【会社の組み合わせ】
債権側: {creditor_company}　債務側: {debtor_company}

【消し込み後に残った債権行】
{unmatched_receivables}

【消し込み後に残った債務行】
{unmatched_payables}

【前月に未解決だった差異】
{prior_month_open_items}

【換算に使ったレート】
{fx_rates}

「金額を計算しない」の1行は必ず入れてください。 差額はプログラムが出した値を渡し、AIには型の判定と説明だけをさせます。

問い合わせ文の作成には、別のプロンプトを使います。

判定された差異について、相手会社の経理担当者への問い合わせ文を作ってください。

【厳守事項】
- 原因を断定しないでください。「〜ではないでしょうか」と確認を求める形にしてください。
- 相手に調べてほしいことを、具体的な伝票の条件で書いてください。
  （計上日、金額、摘要の文言）
- 責任の所在に触れないでください。
- 200字以内にしてください。

出力形式を固定する

{
  "pair_id": "",
  "creditor_company": "",
  "debtor_company": "",
  "difference_amount": 0,
  "diagnosis": [
    {
      "type": "timing | amount | missing | counterparty | tax | fx | unknown",
      "confidence": "high | medium | low",
      "evidence": "",
      "candidate_rows": { "receivable": [], "payable": [] },
      "amount_explained": 0
    }
  ],
  "unexplained_amount": 0,
  "inquiry_draft": "",
  "recurring_from_prior_month": false
}

amount_explained と unexplained_amount をプログラム側で検算します。説明された金額の合計が差額に一致しない場合は、判定が破綻しているので人へ回します。

recurring_from_prior_month が真の差異は、別に集計してください。繰り返す差異は、個別に直しても翌月また出ます。

システムへ連携する

人が確認する

全件、人が確認します。仕訳の自動登録はしません。

理由は、この作業の結果が決算数値になるためです。誤った消し込みは、グループの資産・負債を実態と違う金額にします。

確認を速くするための設計が重要です。

• 差異一覧を 金額の大きい順に並べる
• 型ごとに色分けし、同じ型をまとめて処理できるようにする
• confidence が低いもの、unknown を上に出す
• 候補の対応行を、元の明細へリンクする
• 前月から繰り返している差異に印を付ける

例外に対処する

記録を残す

• 各社が提出した明細（原本）
• 機械的な消し込みの結果（何が一致し、何が残ったか）
• AIの判定と、その根拠
• 相手会社への問い合わせと回答
• 確定した調整・消去仕訳と、承認者
• 人がAIの判定を訂正した箇所

最初の項目は必ず残してください。 監査で「この消去はどの明細に基づくのか」を問われます。

最後の項目は精度の実測値になります。「期ズレの判定は正確だが、金額違いは半分が外れる」と分かれば、消込ルールを直す手がかりになります。