受験生と保護者からの入試の問い合わせに、募集要項を根拠にチャットで一次回答する

処理の起点を決める

受験生がチャットにメッセージを送信したときに動きます。 1通ごとに、年度台帳の読み込み、検索、回答生成、照合までを行い、その場で返します。夜間と週末の質問に翌営業日まで待たせないことが、この構成の効果の半分です。

文書側の更新には別のきっかけを置きます。 募集要項やFAQを差し替えたら、担当者が年度台帳を更新し、それを合図に検索のインデックス（検索用に整理した文書の索引）を作り直します。台帳と索引が食い違う時間をつくらないため、2つは同じ手順の中で行います。 フォロー候補の一覧は、毎週月曜の朝に前週の会話記録から作ります。

入力データを集める

質を決めるのは年度台帳です。 9月時点では、募集要項と学費は「2027年度入試・2027年度入学者」が受付中、学生便覧は在学生向けの「2026年度」です。文書によって正しい年度が違うことを、人の記憶ではなく表に持たせます。

学生便覧は、受験生への回答の根拠から外します。 奨学金の名前が似ているだけで入学前の制度と取り違えるためです。学生生活の質問には、受験生向けに書き直したFAQで答えます。

データの取得方法を決める

索引に入れる文書は、1節ごとに次の項目を持たせます。 Azure AI Search はJSON形式の文書に対してのみインデックスを作成できるとされているため、PDFやWebページは節ごとに分けてJSONにしてから入れます。

絞り込みに使う項目は、索引を作る最初の時点で決めます。 公式の解説では、既存のフィールドを後から絞り込み可能に変更することはできず、フィールドの追加か索引の作り直しが必要とされています。

値の書き方も固定します。 テキストのフィルターは完全一致のみで、大文字と小文字も区別されるとされています。"2027" と "令和9年度" が混ざると、同じ年度の文書が絞り込みから落ちます。年度は西暦4桁の文字列だけと決めます。

検索時には、バックエンドが年度台帳から次のような絞り込み条件を作って検索要求に付けます。

year_status eq 'current' and search.in(doc_type, 'guideline,tuition,faq,open_campus', ',')

search.in は、区切った文字列の一覧とフィールドを照合する関数です。条件は生成AIに作らせず、台帳の値からプログラムで組み立てます。 会話から作らせると、「去年の要項では」と書かれただけで前年度が対象に入ります。

ハイブリッド検索の要求では、フィルターをクエリ処理の開始時と終了時のどちらで適用するかを vectorFilterMode で選べます。この構成では開始時に適用する側を選びます。 終了時に適用すると、前年度の節で上位が埋まり、絞り込んだ後に候補がほとんど残らないことがあります。

AIへ渡す前に整形する

1. 節ごとに分ける … 募集要項は入試区分と学科の見出しで分けます。混ぜると隣の区分の日程と取り違えます
2. 表を文章に直す … 学費の表は「2027年度入学者　看護学科　初年度納入金　○円」のように1行ずつ文章にします
3. 本文にも年度を書き込む … 各節の先頭に「2027年度入試　一般選抜」のような1行を足します。項目としての target_year とは別に、生成AIが読む本文そのものに年度を残すためです
4. 和暦を西暦に直す … 「令和9年2月1日」は「2027年2月1日」とし、元の表記も括弧で残します
5. 前年度の節の扱いを変える … 新しい要項を入れたら、前年度の節を previous に書き換えます。前年度の倍率を聞かれる場面があるため、削除はしません
6. 質問文の個人情報を伏せる … 氏名、電話番号、メールアドレス、高校名を伏せ字にしてから検索と生成に渡します

3番目を軽く見ないでください。 節の本文に年度が無ければ、生成AIは回答文に年度を書けず、読み手は今年のことか去年のことかを判断できません。

AIに処理させる

させるのは、渡された節だけを根拠に回答文を書くこと、根拠の番号と引用を添えること、答えられないときにその理由を分類すること、質問の話題を1つ付けることです。

右端の列が、答えないことの線引きです。 「評定平均3.4ですが出願できますか」には、要項の基準は示せても、本人が満たしているかの判定は職員が高校の書類を見て行います。

いちばん起きやすいのは2行目です。 新しい要項の公表前の春先には、受付中の年度の文書がまだありません。任せると、前年度の日程から「例年1月中旬です」と書きます。 台帳で公表前と分かっている種類については、回答を作らせません。

指示内容を固定する

あなたは○○大学入試広報室の問い合わせ窓口です。受験生とその保護者に、
下の【根拠の節】だけを使って日本語で答えてください。

【今回の回答で有効な年度】
{registry}
（例: 募集要項=2027年度入試（公表済み）、学費=2027年度入学者（公表済み）、
      オープンキャンパス=2026年度実施分）

【厳守事項】
- 根拠の節に書かれていないことは答えないでください。一般的な大学の知識で補わないでください。
- 日付・金額・募集人員は、根拠の節の文字列をそのまま書いてください。
  計算したり、言い換えたり、四捨五入したりしないでください。
- 回答には必ず年度を書いてください（例「2027年度入試の一般選抜では」）。
- 質問者が「去年」「前回」の情報を書いてきても、それを根拠にしないでください。
  根拠は【根拠の節】だけです。
- 有効な年度が「公表前」の文書について聞かれたら、日程や金額を推測せず、
  turn_type を handoff、handoff_reason を year_unpublished にしてください。
- 次の質問には答えず、turn_type を handoff にしてください。
  合否・合格の可能性・倍率からの予測／本人が出願資格を満たすかの判定／
  成績・評定の個別の評価／奨学金の採否の見込み／受験上の配慮・健康に関わる相談／
  苦情
- 入試区分や学科が分からず答えが決まらないときは、turn_type を clarify にして、
  どの区分・学科かを1つだけ聞き返してください。
- citations には、使った節の chunk_id と、根拠にした文をそのまま写してください。
- 病名や家庭の事情など、答えるのに不要な個人的な内容は回答文で繰り返さないでください。

【根拠の節】
{chunks}

【会話の直前の流れ】
{history}

【質問】
{question}

「質問者が書いた前年度の情報を根拠にしない」を明記しないと、会話に引きずられます。 保護者が「去年は1月8日からでしたよね」と書けば、今年度の節と食い違っても「1月8日から」に寄せることがあります。

「計算しない」も同じ理由です。 「4年間でいくらですか」と聞かれると足し算をして答えます。計算が合っていても、要項に無い数字は後段の照合を通りません。 年ごとの金額を並べて示すだけにします。

出力形式を固定する

次のJSONスキーマを構造化出力に指定して受け取ります。

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "turn_type": { "type": "string", "enum": ["answer", "clarify", "handoff"] },
    "topic": { "type": "string",
      "enum": ["exam_schedule", "eligibility", "exam_fee", "tuition",
               "scholarship", "open_campus", "campus_life", "other"] },
    "answer_year": { "type": ["string", "null"] },
    "answer_text": { "type": "string" },
    "citations": { "type": "array", "items": {
      "type": "object",
      "properties": {
        "chunk_id": { "type": "string" },
        "quote": { "type": "string" }
      },
      "required": ["chunk_id", "quote"],
      "additionalProperties": false } },
    "handoff_reason": { "type": ["string", "null"],
      "enum": ["no_evidence", "year_unpublished", "result_related",
               "personal_eligibility", "scholarship_outcome",
               "accommodation", "complaint", null] },
    "clarify_question": { "type": ["string", "null"] }
  },
  "required": ["turn_type", "topic", "answer_year", "answer_text",
               "citations", "handoff_reason", "clarify_question"],
  "additionalProperties": false
}

1つ目の理由は、形が崩れないことです。 構造化出力は指定したJSONスキーマに従わせる機能で、厳密な準拠ができなかった以前のJSONモードとは対照的だとされています。すべてのフィールドを必須にし、additionalProperties: false を設定することが求められるため、省略したい項目は null を許す型で表しています。

2つ目は、照合をプログラムで行えることです。 回答文を読まずに次の規則を当てられます。

「引用が1件以上」をプログラムで見るのは、配列の minItems が構造化出力でサポートされないキーワードとされているためです。 スキーマで表せない条件は、受け取った後に確かめます。

3つ目は、topic と handoff_reason がそのまま週次の集計に使えることです。

システムへ連携する

名簿の管理システムには書き込みません。 会話から名簿を自動で書き換えると、本人が知らないうちに属性が付きます。引き継ぎは既存のフォームの受付に合流させ、職員は今までと同じ場所で要約から読み始めます。

人が確認する

人が見るのは、職員へ回ってきた質問と週次の一覧です。 全件を確認すると、第10章の36.7時間には収まりません。

1. 引き継がれた質問に返信する … no_evidence は、FAQに足すべき質問かもあわせて判断します
2. 照合で止まった回答を読む … 引用の不一致か年度かを見ます。年度なら台帳か索引の更新漏れを疑います
3. 翌朝に前日の回答を抜き取りで読む … 1日20件ほどを読み、答え方の揺れを見つけます
4. 週次のフォロー候補を判断する … 案内する相手を決め、案内は職員が送ります

2番目を省かないでください。 年度で止まる件が続くなら、台帳か索引のどちらかが更新されていません。止まった回答は、仕組みのずれを知らせる警報です。

フォロー候補の規則は、最初は単純にします。 同じ受付番号で1週間に質問3件以上、または学費・奨学金・特定学科の出願方法について2回以上。すでに個別相談を予約している人と、引き継ぎで職員が対応中の人は一覧から外します。

例外に対処する

上の3行が、年度の取り違えに関わる例外です。 2行目は、禁じ過ぎると「去年の倍率は？」にも答えられません。前年度の節は、質問者が前年度と明示したときだけ使い、回答に年度を必ず書かせます。

記録を残す

• 質問文（伏せ字にした後のもの）と、回答文・turn_type・topic・handoff_reason
• そのときの年度台帳の内容と、検索に付けた絞り込み条件
• 検索で返った節の chunk_id と、生成AIが引用した節の chunk_id
• 照合の結果（通った／止まった、止まった理由）
• 受付番号（同意した人のみ）と、同意した日時
• 職員が引き継ぎに返信した日時と、FAQに足したかどうか

2つ目を残すのは、「チャットで聞いた日程と違った」と連絡があったとき、台帳の更新漏れか生成AIの誤りかを切り分けるためです。 会話記録の保存期間は名簿と同じ規程に合わせ、入試年度が終わったら受付番号との紐づけを外します。