ステップメールを生成AIで作る方法｜ナーチャリングを自動で設計

「資料を落としてくれた人に、その後どう連絡すればいいか決まっていない」「何通も書く時間が取れず、結局1通送って終わりになっている」——見込み客への継続的な連絡を組み立てる場面で、決まって行き当たるところです。ステップメールは、決まった文面を自動で流す仕組みではありません。本当は、相手の検討がどこまで進んだかに合わせて、次に渡す情報を決めておく設計です。この記事では、通の並べ方の決め方と、生成AIに下書きさせるときの前提の渡し方、配信前に人が確かめる点をまとめます。

ステップメールとは・どんなしくみか

ステップメールとは、登録した人に、あらかじめ用意した複数のメールを、決めた順番とタイミングで自動的に届けるしくみのことです。たとえば、登録した日にお礼のメール、三日後に役立つ情報、一週間後にサービスの案内、というように、順を追って届けます。一度シナリオを作っておけば、あとは自動で配信されるため、一人ひとりに合わせた案内を、手をかけずに届けられます。

ステップメールの良いところは、相手の状況に寄り添った案内ができることです。登録したばかりの人には基本から、時間がたった人には次の一歩を、というように、段階に応じた内容を届けられます。一斉に同じものを送るのとは違い、相手の歩みに合わせて、順番に関係を深めていけます。自動でありながら、丁寧な働きかけができるのが、ステップメールの強みです。

なぜステップメール作りにAIが向くのか

ステップメール作りに生成AIが向いているのは、全体の流れを考えることと、何通もの本文を作ることの、両方を手伝えるからです。ステップメールでは、何通を、どんな順番で送るかというシナリオづくりと、一通ずつの本文づくりが必要です。どちらも手間がかかりますが、AIに相談すれば、流れの案を出してもらえますし、本文の下書きも手早く作れます。

もうひとつの理由は、各通のつながりを保ちやすいことです。ステップメールは、前後の流れがかみ合っていることが大切です。AIに全体のシナリオを伝えて本文を頼めば、前の通を踏まえた、つながりのある文面を作ってくれます。一通ずつばらばらに作ると、ちぐはぐになりがちですが、AIなら全体を見渡しながら整えられます。流れと中身の両面を支えてくれるのです。

生成AIを使うメリット

ステップメール作りに生成AIを使うメリットは、まず、シナリオを考えるのが楽になることです。「この目的で、何通くらい、どんな順番で送るとよいか」と相談すれば、流れの案を示してくれます。次に、何通もの本文づくりが速くなることです。一通ずつ下書きをAIに作ってもらえば、まとめて用意する負担が、大きく減ります。最初の作り込みが、ぐっと進めやすくなります。

さらに、文面の調子をそろえやすいことも、利点のひとつです。ステップメールは、全体を通して、一貫した雰囲気であることが望まれます。AIに全体を任せれば、各通のトーンをそろえてくれます。「もっと親しみやすく」「丁寧な調子で」と頼めば、まとめて調整できます。一通ずつ手で調子を合わせる手間が省け、まとまりのあるシリーズに仕上げられます。

ステップメール作りの流れ

ステップメールをAIと作るときは、いきなり本文を書き始めるより、全体の流れから設計すると、まとまりが出ます。目的を決め、シナリオを組み立て、各通の役割を決めてから本文を作り、確認する——この順番を踏むことで、ちぐはぐにならずにすみます。次のような手順で進めると、迷わずに一連のメールを仕上げられます。配信前は必ず人が確かめます。

まず目的をはっきりさせる

ステップメールを作る前に、まず「何のために送るのか」をはっきりさせることが大切です。サービスを知ってもらいたいのか、使い方を身につけてほしいのか、申し込みにつなげたいのか。目的によって、送る通数も、順番も、内容も変わってきます。目的があいまいなまま作り始めると、何を伝えたいのか分からない、ぼんやりしたシリーズになってしまいます。

目的を決めるときは、送る相手の立場で考えることが役立ちます。登録した人が、どんな気持ちで、何を期待しているかを想像します。その期待に応えながら、こちらの目的にも近づける——そんな流れを描きます。AIに「この目的なら、どんなゴールを設定するとよいか」と相談すれば、考えを整理する助けになります。明確な目的が、シリーズ全体の軸になります。

シナリオを組み立てる

目的が決まったら、次は、シナリオを組み立てます。何通のメールを、どんな順番で、どのくらいの間隔で送るかを設計します。いきなり売り込むのではなく、まず役立つ情報で信頼を築き、徐々に案内へとつなげる、という流れが基本です。相手の気持ちの変化に寄り添いながら、自然に目的へ近づく道筋を描くことが、シナリオづくりの肝になります。

シナリオを考えるときは、AIが相談相手になります。「この目的で、信頼を築きながら案内につなげる流れを提案して」と頼めば、通数や順番の案を示してくれます。それを見ながら、自社の状況に合わせて調整します。AIの案をそのまま使うのではなく、相手の気持ちを想像しながら、人が整えることが大切です。土台をAIに作ってもらい、人が磨くことで、無理のないシナリオになります。

各通の役割を決める

シナリオの大枠ができたら、一通ずつの役割を、はっきりさせます。一通目は登録のお礼と自己紹介、二通目は役立つ情報、というように、それぞれの回で何を伝えるかを決めます。役割が明確だと、本文も作りやすく、読み手にも伝わりやすくなります。一通に詰め込みすぎず、一回につき一つのことを伝える——この絞り込みが、読まれるステップメールを作ります。

各通の役割を考えるのも、AIが手伝えます。シナリオをAIに伝えて、「各通で伝えるべきことを整理して」と指示すると、回ごとの役割の案が並びます。それを見て、順番や内容を調整します。前の回とのつながりや、次の回への橋渡しも意識すると、流れのよいシリーズになります。一通ずつの役割を固めておくことが、本文づくりをスムーズにします。

各通の本文を作る

各通の役割が決まったら、本文を作っていきます。ここでもAIが活躍します。「この回の役割はこれ。本文の下書きを作って」と役割を先に渡すと、土台がすぐにできます。それを、自社の言葉づかいや、伝えたいことに合わせて整えます。一通ずつ白紙から書くのに比べ、はるかに楽に、しかも全体のつながりを保ちながら、本文を用意できます。作業の負担が大きく減ります。

本文を作るときは、読み手にとっての読みやすさを大切にします。長すぎず、要点が伝わる文面に整えます。AIに「読みやすく、短めに」と字数の目安まで添えると、文面がすっきり整います。また、各通の終わりに、次の回への期待を持たせる一言を添えると、続けて読んでもらいやすくなります。読み手の気持ちに寄り添った本文づくりを、AIの助けを借りて進めましょう。

配信後に見直して整える

ステップメールは、一度作って配信を始めたら終わり、ではありません。配信してみると、思っていたほど読まれない回や、途中で離れられてしまう回が見えてくることがあります。どの回がよく読まれ、どこで離れられているかを確かめることで、改善の手がかりが得られます。自動で動くしくみだからこそ、ときどき様子を見て、整えることが大切です。

見直すときも、AIが役立ちます。「この回で離れられているが、考えられる原因と改善案は」と相談すれば、見直しのヒントが得られます。内容が合っていないのか、間隔が悪いのか、原因を考えて手を入れます。一度作ったシナリオを、配信の様子に合わせて育てていく——この姿勢が、ステップメールをより効果的なものにします。作りっぱなしにしないことが大切です。

AIに任せる部分と人が担う部分

ステップメール作りでは、AIに任せてよい部分と、人が担うべき部分を分けると、うまく付き合えます。シナリオの案づくりや、各通の本文の下書き、トーンの調整は、AIが得意です。一方で、送る相手への配慮や、事実の確認、配信前の最終チェックは、人が担うべきところです。この使い分けを意識すると、AIに頼りすぎず、丁寧なシリーズを作れます。

作業	主に担うのは
シナリオの案づくり	AIが案を出す → 人が整える
本文の下書き	AIが作成 → 人が磨く
トーンの調整	AIが下整え → 人が確認
相手への配慮	人（担当者）
事実確認・配信前の判断	人（担当者）

表のように分けると、相手への配慮や、配信前の確認は、人が担っていることが分かります。AIは、その手前のシナリオや本文づくりを、効率よく手伝ってくれます。役割を分けて考えれば、AIに任せる部分と、人が責任を持つ部分が、はっきりします。作り込みの手間はAIに任せ、人は相手への心配りと最終確認に集中する——この形が、丁寧なステップメールを生みます。

送る間隔とタイミングを考える

ステップメールでは、何通送るかだけでなく、どのくらいの間隔で送るかも大切です。間隔が短すぎると、相手は次々に届くメールを負担に感じ、離れてしまいます。逆に、空きすぎると、前の内容を忘れられ、つながりが薄れます。相手の気持ちに無理のない、ちょうどよい間隔を見つけることが、最後まで読んでもらうコツです。登録した直後は関心が高いので、早めに価値を届けるとよいでしょう。

ちょうどよい間隔は、送る目的や相手によって変わります。AIに「この目的なら、どんな間隔で送るとよいか」と相談すれば、考える手がかりが得られます。ただし、実際にどう感じるかは相手次第なので、配信してみて、離れられていないかを確かめながら調整します。間隔は一度決めたら終わりではなく、反応を見て見直していくものだと考えると、より相手に寄り添ったシリーズに近づけられます。

迷惑メール扱いを避ける送信側の準備

ステップメールは、通数と宛先数の掛け算で送信量が積み上がります。5通のシナリオを1,000人に流せば、それだけで5,000通に届きます。この規模になると、受信側が定める条件が自分ごとになります。グーグルとヤフーは2024年2月から、まとまった量を送る送信者に対して送信ドメインの認証を求めるようになりました。1日あたり5,000通を超えて送る送信者には、SPFとDKIMに加えて、送信ドメインのDMARCの設定が必要とされています。迷惑メールとして報告される割合も0.3パーセント未満に保つよう示されています。自社が対象になるかどうかは、平均ではなく1日の送信量がいちばん多い日で見ます。月初に一斉配信を重ねる運用なら、その日だけで条件に入ります。単発の配信では意識せずに済んでいた条件が、シナリオを組んだ途端にのしかかってきます。

準備は情シスへの依頼から始まります。触るのはドメインの3つの設定です。SPFは自社の送信元を宣言するもの、DKIMは送信時に電子署名を付けるもの、DMARCはその2つが合わなかったときの扱いを決めるものです。依頼するときは、配信の仕組みが実際に使う送信元も一覧に入れます。外部の仕組みから自社の名前で送る場合、その送信元を宣言に含めないと認証が通りません。いきなり厳しい扱いにすると、人事や請求など他部署が使っている送信元まで届かなくなります。まずは何もしない監視の設定から始め、届くレポートで自社から出ている送信元を洗い出し、漏れがなくなってから強めます。この洗い出しに数週間かかることがあるため、シナリオの配信開始日から逆算して依頼日を決めます。

配信停止の反映の速さも確かめます。購読の解除は、本文のリンクだけでなく、受信側の画面から1回の操作で解除できる形に対応するよう求められています。解除の反映が翌営業日以降になる仕組みだと、解除した人に次の通が届きます。ステップメールは先に予約された状態で並ぶため、単発の配信より事故が起きやすいところです。使っている配信の仕組みで、解除がいつ配信対象に反映されるのか、すでに予約済みの通にも及ぶのかを、担当者に文面で確認しておきます。確認の返事は口頭で受けず、画面の写しか手順書の該当箇所を受け取って残します。担当が変わったときに同じ確認をやり直さずに済みますし、仕様が分からないまま運用すると、苦情という形で表に出ます。

運用が始まったら、迷惑メールとして報告された割合を月に一度は見ます。グーグルは送信者向けの管理画面でこの値を公開しており、自社のドメインを登録すれば日ごとの推移が見えます。0.3パーセントという目安を超えた日があれば、その日に配信された通を特定し、件名と宛先の条件を疑います。特定できるようにするには、配信の記録を日付と通の番号の両方で引ける形にしておく必要があります。ステップメールの厄介なところは、同じ文面が何か月も流れ続ける点です。悪くなっても変化がゆるやかなので、定点で見ていないと気づきません。見る日を決めて当番に割り当てるところまでを、運用の設計に含めておきます。当番が見るのは割合の数字ひとつで足りるので、5分で終わる作業として月次の予定に入れておくと続きます。

同意の取り方と記録の残し方

広告や宣伝にあたるメールの送信は、特定電子メール法で事前の同意が必要とされています。2008年12月1日に施行された改正で、拒否した人に送らないという形から、あらかじめ同意を得た人にだけ送るという形へ変わりました。同意を証する記録を保存する義務と、送信者の氏名や名称、受信拒否の通知先などを表示する義務も定められています。ステップメールは案内を含む通が多いため、シリーズ全体が対象になると考えたほうが安全です。表示は本文の末尾にまとめて置くのが一般的ですが、画像を中心に組んだ通や、一行だけの短い案内の通で抜けやすいところです。1通目だけ整えて、3通目以降の表示が抜けている例は珍しくありません。

記録は、取得の経路ごとに残します。展示会で交換した名刺、資料のダウンロード、問い合わせ、取引先からの紹介では、同意の有無も文言も違います。どの画面で、どんな文言に、いつ同意したのかを、配信リストの列として持っておくと、後から経路別に絞り込めます。経路の列があると、苦情が出たときに、その相手がどこから入った宛先かを数分で調べられます。調べるのに半日かかる状態だと、止める判断がそれだけ遅れます。ここで人が決めるのは、どの経路を同意ありとして扱うかの線引きです。名刺交換をもって同意とみなすかどうかは、社内で法務と詰めてから決める話であり、担当者が案件ごとに判断すると基準がぶれます。先に一覧の形で決めておきます。

生成AIに任せてよいのは、同意文言の候補を複数の言い方で出すこと、表示すべき項目の抜けを一覧にすること、長い文面を読みやすく整えることです。反対に、この取得経路は同意として足りるか、という判定はさせません。どうしても参照させたいときは、根拠として法令の名称や公的機関の資料の該当箇所を書かせ、人がその原典を開いて確かめます。開いて確かめられない根拠が返ってきたら、その回答は採用しません。判定を渡さず、材料集めだけを渡すという線の引き方が、この作業には合っています。使い分けを手順書に一行で書いておくと、担当が変わっても同じ線で運用でき、判断の理由を後から説明できます。

古いリストに新しいシナリオを流すときは、別の扱いにします。取得から年単位で時間が経った宛先は、担当者が変わっていたり、そもそも自社を覚えていなかったりします。そこへ5通のシリーズを一気に流すと、苦情として報告される割合が跳ね上がり、前の節で整えた到達の土台のほうを壊します。取得から一定の期間を過ぎた宛先は別の束に分け、まず1通だけ送って、開かれ方と解除の出方を見ます。このとき見るのは開かれた割合よりも、解除された件数と苦情の件数です。開かれなくても土台には影響しませんが、苦情はそのまま効いてきます。反応がなければシリーズには乗せません。全件に同じ扱いをしないことが、結果として到達を守ります。

シナリオが古びて壊れる条件

ステップメールは、作った時点の前提を凍結したまま動き続けます。価格を改定しても、提供を終えた区分があっても、担当者が異動しても、シナリオの中の文面は変わりません。1年が過ぎたころ、すでに終えた無料の試用への案内が、今日も自動で届いているという状態が起きます。単発の配信なら送った本人が気づきますが、自動で流れる仕組みは誰も読み返しません。壊れ方が静かなので、受け取った相手から指摘されて初めて分かる、というのがいちばん多い見つかり方です。気づく仕組みを作るなら、自社の担当者の宛先をシナリオに1件混ぜておき、全通を実際に受け取り続けるのが、いちばん手軽で確実な方法です。

防ぎ方は単純で、期限のある情報を本文から追い出すことです。価格、期間限定の特典、催しの日程、担当者の氏名は、本文に書かずにリンク先のページへ置きます。ページなら1か所直せば全通に反映されます。それでも本文に残さざるを得ない通は、台帳に載せて四半期ごとに読み返す対象にします。台帳に載せるのは通の番号と、期限のある記述と、次に確認する月の3つで足ります。全通を毎回読み返すのは続かないので、見る対象を絞ることが肝心です。あわせて読み返す担当も決めます。決めておかないと台帳だけが残って誰も見ないという形になるので、四半期の初めの定例に議題として置いておきます。

差し込みの事故も、この仕組みに特有のものです。会社名や氏名を差し込む書き方をしていると、値が空の宛先には、様という敬称だけが残った行が届きます。生成AIに下書きを作らせると、差し込みの記号を自然な文の中に溶かし込むため、空欄になったときの見え方まで考えられていません。配信の前に、値をわざと空にしたテスト用の宛先を1件作り、実際に受信して目で見ます。このテスト配信の受信確認は、編集画面の上での確認では代わりになりません。あわせて、氏名が空のときは会社名を使う、どちらも空のときは呼びかけそのものをなくす、という代わりの表示も設定しておきます。1通ずつ開いて確かめます。

引き継ぎの手当ても要ります。担当が変わると、中身を知る人がいないまま仕組みだけが動き続けます。シナリオの並び、各通の役割、そして止める条件を1枚にまとめ、配信の仕組みの外に置きます。置き場所は共有のフォルダやチームの資料置き場にします。仕組みの契約が変われば、その中に書いた説明も一緒に消えるためです。特に抜けやすいのが止める条件です。商談が始まったら以降の通を止める、受注したら止めるといった条件を書いていないと、すでに契約した相手に、検討中の人向けの文面が届きます。この条件は営業側の仕組みと突き合わせて決めないと動かないため、設計の段階で相談しておきます。

やりがちな失敗と回避のコツ

よくある失敗のひとつは、売り込みを急ぎすぎることです。早く成果を出したくて、最初から案内ばかり送ると、相手は負担に感じ、離れていきます。ステップメールは、まず役立つ情報で信頼を築き、その先で自然に案内へとつなげるものです。前半は相手の役に立つことを中心にし、案内は後半に、控えめに——この順番を守ることが、結果として成果につながります。

まとめ

ステップメールは、登録した人に、用意したメールを順番に自動で届けるしくみで、相手の歩みに寄り添った案内ができます。生成AIを使えば、全体のシナリオを考えることと、何通もの本文を作ることの、両方を手伝ってもらえます。前後のつながりを保ちながら、まとめて文面を用意できるため、最初の作り込みの負担が、大きく軽くなります。

一方で、送る相手への配慮や、事実の確認、配信前の最終チェックは、人が担うべき部分です。AIに作り込みを任せ、人は心配りと確認に集中する——この使い分けが、丁寧なステップメールを生みます。売り込みを急がず、まず役立つ情報で信頼を築くことも大切です。まずは目的をはっきりさせるところから、AIと一緒に始めてみてください。一度作れば、長く働いてくれます。

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